مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان

بدون استفاده از فناوری‌های پیشرفته، ناوگان یک سازمان در معرض خطاهای برنامه‌ریزی مدیریتی، تصادفات و خسارات، افزایش هزینه‌های عملیاتی و نظارت ضعیف خواهد بود.

در دنیای هوشمند و مدرن امروز، مدیریت هزینه و بهره‌وری خودروهای یک سازمان با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان آسان‌تر خواهد بود. اما چگونه؟ در این مطلب از کاوشکام خواهیم دید که مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان چگونه انجام می‌شود. همراه ما باشید.

مختصری درباره نرم‌افزار مدیریت ناوگان

نرم‌افزار مدیریت ناوگان سیستمی است که با استفاده از ردیاب، داده‌های مربوط به خودرو را جمع‌آوری، ذخیره و پردازش می‌کند و امکان نظارت را برای مدیر ناوگان فراهم می‌کند.

اطلاعات مربوط به راننده، وسیله نقلیه، سوخت، تصادفات و وضعیت جاده از طریق این پلتفرم‌های نرم‌افزاری گزارش می‌شود. مدیر ناوگان با استفاده از این نرم‌افزار؛ عملکرد راننده، ارتباطات و انطباق آن با قوانین را کنترل می‌کند.

معمولاً پلتفرم‌های مدیریت ناوگان با سخت‌افزارهایی مانند دوربین‌ ضبط فعالیت راننده و ردیاب خودرو همراه می‌شوند تا اطلاعات را به‌صورت دقیق و مستند ارائه کنند.

بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان از فناوری پیشرفته‌ای مانند هوش مصنوعی برای جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار مدیریت ناوگان به‌دلیل مزایای زیاد آن اهمیت دارد، اما مهم‌ترین دلیل استقبال سازمان‌ها و شرکت‌های حمل‌ونقل از این نرم‌افزارها، مدیریت هزینه و بهره‌وری ناوگان بوده است.

در ادامه خواهیم دید که نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان چگونه باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های یک شرکت حمل‌ونقل خواهند شد.

نرم افزار مدیریت ناوگان

روش‌ها مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان

اکثر نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان موجود در بازار به‌طور همزمان رانندگان، وسایل نقلیه، مدیران و دیگر جنبه‌های مهم در حمل‌ونقل را هدف قرار می‌دهند.

با اتوماتیک شدن کارها، مدیران ناوگان، بدون این که فشار کاری زیادی را تحمل کنند، می‌توانند به‌راحتی از عهده‌ کارهای مدیریتی برآیند و کمترین میزان خطا را در کار داشته باشند؛ این امر به‌طور کلی تفاوت قابل توجهی در نحوه عملکرد ناوگان ایجاد می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌تواند از روش‌های زیر بهره‌وری را افزایش و هزینه‌های ناوگان را کاهش دهد:

۱. ترویج عادات صحیح در رانندگی

با نصب ردیاب جی پی اس روی خودروهای سازمانی و با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان، مدیر نظارت بر عملکرد خودروهای یک سازمان می‌تواند بلافاصله از رفتارهای خطا و منفی رانندگان آگاه شود و با هشدارهای به‌موقع، مهارت‌های رانندگی صحیح را به آن‌ها بیاموزد.

"اما چگونه؟ در این مطلب از کاوشکام خواهیم دید که مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان چگونه انجام می‌شود"آگاهی راننده از رفتارهای خطا حین رانندگی، اولین قدم برای اصلاح و افزایش بهره‌وری است.

بدون نرم‌افزار مدیریت ناوگان، نظارت بر رانندگی دشوار و حتی غیرممکن خواهد بود. با استفاده از این نرم‌افزار، مدیریت ناوگان امکان نظارت بر سرعت حرکت، محدوده حرکت، شتاب، سبقت و دیگر رفتارهای راننده را دارد و به این ترتیب با گوشزد کردن خطاها می‌تواند هزینه‌های ناشی از بی‌دقتی در رانندگی را کاهش و در نتیجه بهره‌وری راننده را افزایش دهد.

۲. بهبود شرایط کاری رانندگان و افزایش بهره‌وری آن‌ها

زمانی که پای صحبت‌های رانندگان فعال در صنایع مختلف می‌نشینیم، بسیاری از آن‌ها از شرایط شغلی خود رضایت کافی ندارند و تصور می‌کنند که تلاش‌های آن‌ها از سوی مدیران نادیده گرفته می‌شود. این نارضایتی به‌راحتی به‌کمک نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان رفع خواهد شد.

نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان به مدیران این امکان را می‌دهد که نظارتی دقیق بر کار رانندگان داشته باشند و ارزیابی کنند که هر راننده دقیقاً چه میزان کار کرده است و چه مدت زمانی به مشتریان خدمات‌رسانی انجام داده است.

این ویژگی کمک می‌کند که از یک سو هزینه‌ها به‌خوبی مدیریت شود و دستمزد رانندگان عادلانه و براساس عملکرد آن‌ها پرداخت شود و از سوی دیگر تلاش و بهره‌وری آن‌ها افزایش پیدا کند تا بتوانند دستمزد بالاتری دریافت کنند.

انگیزه دادن به راننده و اطمینان بخشیدن به او در مورد این که تمامی عملکردهای او دیده می‌شود، یکی از راه‌های مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است.

نحوه مدیریت هزینه و بهره وری با نرم افزار مدیریت ناوگان

۳. تعمیر و نگهداری پشگیرانه برای مدیریت هزینه‌ها و بهره‌وری

یکی از امکاناتی که نرم‌افزار مدیریت ناوگان با استفاده از ردیاب جی پی اس خودرو فراهم می‌کند، امکان تعمیر و نگهداری خودروها به صورت برنامه‌ریزی شده است.

تصور کنید که یکی از رانندگان قرار است کالایی را به مشتری تحویل دهد؛ ناگهان ماشین در میانه‌ راه ارسال کالا، با مشکل مواجه می‌شود و نیاز است تا تعمیر شود.

این مشکل هم هزینه‌های زیادی را برای سازمان به همراه خواهد داشت، هم بهره‌وری راننده را کاهش خواهد داد و هم باعث ایجاد نارضایتی در مشتری خواهد شد.

نرم‌افزار مدیریت ناوگان از طریق ردیاب این امکان را فراهم می‌کند که مدیر ناوگان پیش از خراب شدن قطعات یک خودرو و بازماندن ماشین حین حرکت در جاده، از مشکلات فنی خودرو مطلع شود و اقدام به تعمیر خودرو کند.

معاینات فنی زمان‌بندی شده و تعمیر خودرو پیش از خرابی، بهترین روش مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است. نرم‌افزار مدیریت ناوگان می‌تواند برنامه‌های تعمیر و نگهداری را ایجاد و ذخیره کند و همچنین آن‌ها را به مدیر ناوگان یادآوری کند.

۴. جلوگیری از تصادف و خسارات پرهزینه

در مسائلی مانند شکایت طرف مقابل و مشکلات قانونی که مدیران ناوگان با آن برخورد می کنند و یا زمانی که یکی از وسایل نقلیه سازمان تصادف می‌کند و تعمیر خودرو نیز هزینه های زیادی را در پی خواهد داشت.

با وجود ردیاب ماشین و نرم‌افزار مدیریت ناوگان، نظارت بیشتری بر رفتارهای راننده خواهد بود و به همین دلیل میزان تصادفات به حداقل خواهد رسید. جلوگیری از تصادف‌ها، یکی دیگر از راه‌های مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است و بار مالی تصادفات را کاهش می‌دهد.

۵. نگهداری سوابق دقیق عملکرد ناوگان

از آن‌جایی که پلتفرم‌های مدیریت ناوگان داده‌ها؛ داده‌های جاده و سایر اطلاعات عملیاتی را ذخیره می‌کنند، مدیران می‌توانند داده‌های ناوگان را ردیابی و سوابق دقیقی از آن را حفظ کنند.

"آگاهی راننده از رفتارهای خطا حین رانندگی، اولین قدم برای اصلاح و افزایش بهره‌وری است.بدون نرم‌افزار مدیریت ناوگان، نظارت بر رانندگی دشوار و حتی غیرممکن خواهد بود"بدون وجود نرم‌افزار مدیریت ناوگان این کار تقریباً غیرممکن است، زیرا نیازمند تلاش انسانی برای مستندسازی این داده‌ها و تولید گزارش‌های جامع است.

جمع‌آوری سوابق بدون نرم‌افزار مدیریت، نه تنها هزینه بیشتری خواهد داشت، بلکه منجر به شکاف و عدم دقت در رکوردهای ذخیره‌شده خواهد شد. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان، مدیران می‌توانند با دسترسی به سوابق رانندگان و نحوه‌ عملکرد آن‌ها در مدت زمان معین، کارایی را بهینه‌سازی کنند و بیشتر روی کارهای مهم دیگر تمرکز کنند.

۶. کاهش مصرف سوخت و مدیریت هزینه‌ها

یکی دیگر از روش‌های مدیریت هزینه و بهره‌وری ناوگان، کاهش میزان مصرف سوخت با استفاده از ردیاب GPS و نرم‌افزارهای مدیریت ناوگان است. ردیاب‌ها مجهز به سنسور تشخیص مصرف سوخت هستند و میزان مصرف را به نرم‌افزار مدیریت ناوگان ارسال می‌کنند.

در صورتی که مصرف سوخت یک خودرو در سازمان زیادتر از حد معمول باشد، مدیر ناوگان علت را بررسی می‌کند و آن را رفع می‌کند و به این ترتیب هزینه‌های ناشی از مصرف سوخت را به حداقل می‌رساند.

ضمن این که سیستم مدیریت ناوگان امکان تعیین محدوده سرعت و حرکت و همچنین نظارت بر عدم نقض این محدودیت‌ها را هم فراهم می‌کند که این امر موجب کاهش مصرف سوخت خواهد شد.

مزایای مدیریت هزینه با نرم افزار مدیریت ناوگان

مزایای بلندمدت استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان

مدیریت هزینه و بهره‌وری با نرم‌افزار مدیریت ناوگان در بلندمدت تأثیرات به‌سزایی بر شرکت‌های حمل‌ونقل خواهد داشت؛ این مزایا عبارتند از:

• بهبود گردش کار روزانه‌ شرکت که می‌تواند فرآیندهایی مانند رسیدگی به سفارشات مشتریان و اتوماسیون را ساده کند.
• نگهداری پیشگیرانه و پیش‌بینی‌کننده به روشی کارآمدتر که شرایط بهینه خودرو را تضمین می‌کند. این کار از طریق بررسی هوشمندانه، تشخیص دقیق و پاسخ‌های سریع اتفاق می‌افتد.
• کمک به مدیران برای افزایش صحیح و موفقیت‌آمیز تعداد ناوگان خود در طولانی‌مدت.

  نرم‌افزار مدیریت ناوگان به کاهش استهلاک خودروهای سازمان کمک می‌کند و تنها زمانی نیاز به اضافه کردن ناوگان خواهد بود که خودرو واقعاً فرسوده شده باشد و زمان استفاده از آن به سر رسیده باشد، نه آن که به علت تصادف از رده خارج شده باشد.

• بهبود کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری یک مدیر در طول زمان. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان، مدیران تصمیمات خود را بر اساس اطلاعاتی می‌گیرند که می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

کلام پایانی

استفاده از نرم‌افزار مدیریت ناوگان بهترین روش برای مدیریت هزینه و بهره‌وری است. این نرم‌افزار با امکاناتی که در اختیار مدیر ناوگان قرار می‌دهد، روند نظارت بر رفتارهای راننده و عملکرد او را در هر لحظه میسر می‌کند و به‌کمک هشدارهای اعلامی، امکان جلوگیری هرچه سریع‌تر از خطا را فراهم می‌کند.

اگر به دنبال خرید یک سیستم مدیریت ناوگان خوب هستید، نرم‌افزار مدیریت ناوگان هرمس (محصولی از شرکت کاوشکام آسیا www.kavoshcom.com) انتخابی ایده‌آل و حرفه‌ای برای شما خواهد بود. این نرم‌افزار امکان مدیریت وسایل نقلیه و رانندگان، مدیریت کاربران در ردیاب ناوگان، مدیریت دستگاه‌های ردیاب، موقعیت‌یابی لحظه‌ای و دیگر امکانات کاربردی را فراهم می‌کند.