افسار زمان را در اختیار خود بگیرید

کمتر کسی وظایف ناخوشایند را با رغبت انجام می‌دهد. برخی گرایش دارند کارها را به تعویق و تاخیر بیندازند و به بعد موکول کنند. کارشناسان برای این رفتار چاره‌ای اندیشیده‌اند.

به گزارش دویچه وله، کسانی که به موکول کردن امور خود به آینده عادت دارند اغلب از مسئولیت‌های متعددشان گله‌مند هستند. اما واقعیت این است که همه ما کارهای بسیاری برای انجام دادن داریم. داشتن کارایی و انجام امور در حداقل زمان، توقعی است که نه تنها همه از خود دارند بلکه دیگران نیز از ما طلب می‌کنند.

از سال‌های ۲۰۱۱ تا ۲۰۱۳ تنها در آمریکا ۵ هزار عنوان کتاب درباره مدیریت زمان و کارایی بیشتر به بازار عرضه و به فروش رفته است. شرکت اپل ۳۷۰۰ نرم‌افزار برای افزایش کارایی و بازدهی طراحی کرده است.

اندرو اشتفان، پژوهشگر دانشگاه پیتسبورگ می‌گوید: «کسی که کارهای زیادی در دست انجام دارد، همواره مشغول و در نتیجه عملا ناچار است کارهایش را به تعویق بیندازد و افرادی که کارهای بسیاری را به طور هم‌زمان انجام می‌دهند و مهلت ‌و سررسیدهای متعددی در برنامه‌ریزی‌های خود در نظر گرفته‌اند، زمان کمتری برای هر یک از تعهدات خود دارند. کسی که دائما کار را به تعویق می‌اندازد در توضیح این بی‌نظمی تکرار می‌کند: « کارهای بسیاری در دست انجام دارم.»

کسانی که وسوسه می‌شوند زمان را نادیده بگیرند، خیلی زود به دام ساعت و تقویم می‌افتند. همانقدر که فراموش کردن زمان در طی تعطیلات شیرین و لذتبخش است، در زندگی شغلی، که همه افراد تمام فکرشان معطوف به مهلت و موعد‌های رو به پایان است، بی‌خیالی هزینه‌ای گران دارد.

بنابراین از این پس هر روز، هر ساعت و هر دقیقه باید محاسبه شود. اگر می‌خواهید کنترل زمان را از دست ندهید باید در مدیریت آن مهارت پیدا کنید.

برای دستیابی به این هدف باید از اصول، ترفند و ابزارهایی استفاده شود و دشوارترین مرحله، انتخاب درست این ابزار است و بزرگترین چالش، ثبات عمل در برنامه‌ریزی‌های شخصی است. زیرا همان‌گونه که در یک رژیم غذایی انضباط شرط موفقیت است، در مدیریت زمان نیز ثبات عمل حرف اول را می‌زند.

در نشست‌ها و جلسات کاری شرح وظایف خود را یادداشت‌کنید. نباید شیوه زندگی بر اساس تحمل دائمی وضعیت اضطراری بنا نهاده شود. اضطرار یک موقعیت استثنایی است. برای صرفه‌جویی در زمان لازم نیست از روش خاصی تبعیت کرد بلکه باید در انتخاب الویت‌ها تجدیدنظر شود.

دکتر ژان لویی مولر، کارشناس مدیریت و برنامه‌ریزی می‌گوید برای در اختیار گرفتن افسار زمان باید توصیف روشنی از سه جزء موثر آن داشته باشیم: برنامه‌ریزی، زمان، هدف.

تهیه فهرست کاری

بهترین روش در مدیریت زمان تهیه یک فهرست کاری است. برای این کار باید الویت‌ها، در کانون توجه قرار گیرد. برای مثال امور دشوار و پیچیده بهتر است صبح اول وقت که ذهن آمادگی و تمرکز بیشتری دارد انجام شود. کنترل زمان به معنای تعیین مهلت‌ها و سررسیدها و مدت زمان لازم برای اجرای هر کار است.

چرخه کاری فشرده ولی کوتاه مدت- فن پومودورو

 ساده‌ترین روش برای هدر نرفتن وقت، انجام کارها بر اساس چرخه کاری فشرده و کوتاه مدت و سپس استراحت‌های کوتاه است. این روش بازده کاری را افزایش می‌دهد.

یک روش ساده برای متمرکز ماندن استفاده از "فن پومودورو" یا گوجه‌فرنگی است. این تکنیک یکی از روش‌های موثر مدیریت زمان است که توسط فرانسیسکو سیریلو،یک شهروند ایتالیایی ابداع شده است. بر اساس این روش بهترین تکه زمانی برای انجام هر کار ۲۵ دقیقه است ( که برابر است با مدت زمان لازم برای تهیه سس گوجه‌فرنگی!). فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید به مدت ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.

خلوت کردن محیط کار

مرتب کردن فضای کار، تمرکز روی یک پرونده، برنامه‌ریزی روزانه و توجه به ریتم کاری از اصول مهم مدیریت زمان است.

ارزیابی دقیق زمان لازم برای انجام کارها

سعی کنید تا جایی که امکان دارد ارزیابی دقیقی از زمان مورد نیاز برای انجام یک کار داشته باشید. کارشناسان توصیه می‌کنند دو برابر زمان لازم را برای هر کار پیش‌بینی کنید. در جدول زمانبندی خود مقدار زمان طی شده و میزان زمان باقیمانده را به طور مرتب یادداشت کنید.

مهلت‌ها

سعی کنید برنامه‌ریزی خود را بر اساس حجم مسئولیت به مقیاس روز، هفته، ماه، سه‌ماه یا شش ماه طراحی کنید. این امر موجب می‌شود افق کاری روشن‌تری داشته باشید و کمتر دچار استرس شوید. کارهایی که باید امروز انجام شود هرگز به فردا موکول نکنید. ۲۰ تا ۳۰ درصد زمان روزانه خود را برای امور غیر قابل پیش‌بینی در نظر بگیرید.

قطع ارتباط با دنیای خارج

هنگامی که قرار است برای انجام و اتمام کاری تمرکز داشته باشید همه راه‌های ارتباطی با دنیای خارج را قطع کنید: ایمیل، تلفن و غیره.

تعریف اهداف

تعریف درستی از اهداف خود داشته باشید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه باشند. شرط اول، داشتن اهداف مشخص، قابلیت به اجرا درآوردن آن و روشن بودن اقداماتی است که باید برای انجام آن صورت گیرد.

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده برای مدیریت زمان است که به‌واسطه آن می‌توان امور را الویت‌بندی کرد.

-    کارهای مهم‌، فوری و غیر قابل واگذاری: فقط توسط خودتان باید انجام شود.

-    کارهای مهم اما غیرفوری: که توسط خودتان ولی دیرتر قابل انجام‌اند.

-    کارهای فوری اما غیر مهم که می‌توانند به دیگری واگذار شوند.

-    کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری:که می‌توانند یا به دیگری واگذار و یا حذف شوند.