چگونه در مدیریت پروژه، روابط انسانی را در اولویت قرار دهم؟

 به راستی، چه کسی آمادگی این حجم از تغییر و افزایش رقبا در دنیای کسب و کار مدرن را داشت!؟

روش های مدیریتی نوین، از جمله تغییرات چشمگیر در قرن حاضر هستند که کاری کرده اند تا چشم انداز کسب و کارها درمورد موفقیت، دستاورد سازمانی، روابط بینافردی حرفه ای و بهره وری تیمی دچار تحولات اساسی شود.

احتمالا در این مورد هم نظر هستیم که تا چند سال گذشته:

●  مفهومی به اسم تیم، ارج و اعتبار فعلی را نداشت.

● دو موقعیت کاری تعریف شده وجود داشت؛ مدیر یا کارمند.

● حجم نامشخصی، معمولا تامیزان غیرمنتظره ای زیاد، از مسئولیت ها و پروژه های سازمانی وجود داشت بی آنکه مدیریت زمان استانداردی برای آغاز و پایان آن وجود داشته باشد.

● کارمندان مجبور بودند برای انجام یک پروژه یا مسئولیت خود، ساعت های طولانی درگیر بوروکراسی‌های اداری شوند و در نهایت، خستگی ناشی از دوندگی های بی دلیل، بهره وری آنها را کم میکرد.

● عملا رویدادی به عنوان جلسه سازمانی به ندرت برای کارمندان برگزار نمی شد یا اگر این اتفاق می افتاد، خروجی مشخصی با خود به همراه نداشت. بدین ترتیب ارتباط بین مدیر و کارمند یک رابطه خدایگون دوراز دسترس باقی می ماند.

اما چه اتفاقی افتاد؟ رویکرد مدیریت، با روی کار آمدن نرم افزار مدیریت پروژه در بسیاری از کسب و کارهای سنتی و مدرن، یک رویکرد مشتری محور مبتنی بر تعاملات انسانی در نظر گرفته شد که بر اساس آن، شما در نقش یک مدیر، قرار نیست صرفا ریاست یک مجموعه را به عهده داشته باشید که در نهایت عملکرد او، یادآور عملکرد مدیریت ذره بینی یا سختگیرانه در سازمان باشد.

بلکه در تلاش هستید با افزایش ارتباطات بین فردی خود چه در داخل سازمان و چه در ارتباط با مشتری و مصرف کننده، خروجی کسب و کارخود را، که افزایش مراجعه برای سفارش و خرید محصول است، تامیزان قابل توجهی بالا ببرید.

از سوی دیگر، کارمندان یا زیرمجموعه ای که تیم پیش برنده اهداف سازمانی هستند، قرار نیست صرفا یک انجام دهنده ماشینی با کمترین روابط انسانی در نظر گرفته شوند.

اعضای تیم این آزادی عمل را دارند که ضمن بهره مندی از یک فضای کاری اختصاصی مجازی که تداعی گر اتاق کار آنها در محیط فیزیکی است، به راحتی بتوانند مدیریت عملیات یا پروژه مورد نظر را در دست بگیرند بی آنکه فشار محسوس و مرسوم مدیریت در فرایند انجام پروژه مانعی بر تمرکز آنها باشد.

با وجود یک چنین فضای کاری مجازی، مجموعه شما میتواند حتی پروژه های دورکاری را خارج از چارچوب سنتی محیط کار و در مکان دلخواه خود مدیریت کند.

تأکید بر نبود مدیریت ذره بینی در روش مدیریتی مبتنی بر این نرم افزار به دلیل اختصاص آیتم های مجازی استراحت در خلال انجام پروژه است که، هرکارمندی میتواند با فعال سازی آن، ضمن تجدید قوا و استراحت، فرصت مناسبی برای بازبینی فعالیت خود تا این نقطه را در اختیار داشته باشد.

آنچه در این مسیر، چشمگیر و قابل تأمل به نظر می رسد، تمرکز نرم افزار مورد نظر در پیاده سازی یک روش مدیریتی نوین است که قابلیت دسترسی عمومی یا اختصاصی اعضای مجموعه را به مجموعه اطلاعات مستند یا ارسال گزارش های کار برای مدیریت یا گروهی از دریافت کنندگان در یک پلتفرم مشخص در خود گنجانده است.

این قابلیت نرم افزار مدیریت دانش کمک میکند تا با کمترین صرف زمان، همه اعضای تیمی که مسئولیت انجام یک پروژه را به عهده دارند، همزمان با مدیر سازمان امکان بررسی محتوای اطلاعاتی مشخصی را درمورد موضوع مورد نظر در اختیار داشته باشند.

بنابراین، شما مدیر گرامی این فرصت را خواهید داشت تا بدون نیاز به برگزاری جلسات برای در اختیار داشتن گزارشات کار و ملاقات های حضوری، اطلاعات لازم را از فرایند کاری پروژه در حال انجام به دست آورید.

بعید میدانم که خواننده این مقاله کوتاه باشید و تصمیم به ایجاد تحولات گسترده در سازمان خود نگرفته باشید. چرا که قرن ۲۱، قرن مناسبات حرفه ای مبتنی بر انواع نرم افزار کنترل پروژه است که از مهم ترین امتیازات آن میتوان به شفافیت در عملکرد و افزایش بهره وری تیمی اشاره کرد.

۲۱۲۱