اسناد مهندسی‌تان را مدیریت کنید!

آفتاب‌‌نیوز :

در طول زمان وقتی کسب و کار‌ها با پروژه‌های بزرگ و پیچیده‌تری روبرو شدند، کنترل و مدیریت کردن اسناد مهندسی جزو اولویت‌ها قرار گرفت. هم‌چنین اهمیت سرعتِ بالای پروژه‌های مشارکتی و ازدیاد اسناد مالی پروژه مدیران را بجای استفاده از کاغذ به سمت استفاده از سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی سوق داد؛ و این گونه نرم افزار‌های مدیریت اسناد متولد شدند.

EDMS چیست؟

EDMS از ترکیب E و DMS تشکیل شده است. راجع به DMS صحبت کردیم. اما حرف E مخفف چه چیزی است؟ معمولا حرف E را به عنوان مخفف Electronic یعنی سیستم مدیریت اسناد الکترونیک در‌نظر می‌گیرند. اما جالب است بدانید بعضی اوقات E را به عنوان مخفف Enterprise به معنی سازمانی یا Engineering به معنی مهندسی نیز در نظر می‌گیرند.

هر ۳ کاربرد بالا برای EDMS می‌تواند کاربرد داشته باشد. به عنوان الکترونیک می‌توان بر این نکته تاکید کرد که سیستم‌های EDMS مدرن به صورت الکترونیکی اسناد را ذخیره و مدیریت می‌کنند و خبری از کاغذ و کاغذ بازی نیست.

اگر سازمانی را درنظر بگیریم به معنی این است که این نرم افزار‌های معمولا توسط شرکت‌ها، کسب وکار‌ها و سازمان‌هایی که نیاز به مدیریت اسناد دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اما برای سازمان‌هایی با استاندارد‌های جهانی نیاز به مستند سازی اسناد دقیق مهندسی (شامل: داده، مدل سازی، نقشه و ...) وجود دارد. معمولا این اسناد اطلاعات بسیار مهمی برای شرکت‌ها محسوب شده و نقش مهمی در حل کردن چالش‌های صنعت ایفاء می‌کنند. برای مدیریت این اسناد نیز از نرم افزار EDMS استفاده می‌شود. از این رو اغلب اوقات نرم افزار EDMS معادل نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی به کار برده می‌شود.

چه سازمان‌هایی به نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی نیاز دارند؟

به طور کلی اگر شما نیاز به ایجاد، به اشتراک گذاری یا کنترل اطلاعات دارید و در پروژه‌های زیر فعالیت می‌کنید، نرم افزار EDMS پاسخگوی نیاز‌های شماست:

پروژه‌های صنعتی و ساختمانی: پروژه‌های پیچیده که چندین واحد اجرایی دارند. مثل: پروژه‌های نفت و گاز، پروژه‌های زیرساختی، عملیات عمرانی، پروژه‌های بیمارستانی و فرودگاهی، ایجاد بندرگاه و ... پروژه‌هایی که نیاز مداوم به تبادل اطلاعات دارند: در پروژه‌هایی که گروه‌های کاری متعددی وجود دارند و فضای انجام پروژه پویا است نیاز مبرمی به آپدیت و بروز نگه داشتن اطلاعات وجود دارد.

پروژه‌های دولتی: اگر پروژه‌های شما به نوعی با سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی در ارتباطند بسیار ضروری است که از سیستم مدیریت اسناد مهندسی استفاده کنید. زیرا معمولا سخت گیری در این نهاد‌ها به عنوان کارفرما بیشتر است و شما باید برای جلوگیری از چالش‌ها و مشکلات قانونی از این نرم افزار برای ثبت و ضبط کامل مستندات استفاده کنید.

مگا پروژه: در گذشته استفاده از EDMS یک نیاز پر هزینه در پروژه‌های عظیم بود. یعنی شما مجبور بودید در پروژه‌های بزرگ به علت ابعاد پروژه از مدیریت مستندات استفاده کنید. البته امروزه به لطف استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی آنلاین یا ابری هزینه این سیستم‌ها بسیار معقول گشته است. به طوری که پروژه‌های کوچک نیز می‌توانند به جای سیستم سنتی کاغذی از EDMS استفاده کنند.

استفاده از سیستم مدیریت اسناد مهندسی چه مشکلاتی را حل می‌کند؟

مستند سازی پویا: با سیستم گذشته مستندات باید در نسخه‌ها و با داده‌های مختلفی نوشته و تکثیر می‌شدند. اما امروزه با استفاده از EDMS می‌توانید به چندین نسخه متفاوت از اسناد به صورت پویا دسترسی داشته باشید. به طور مثال در صنعت پروژه‌های ساختمانی دیگر نیازی به کپی کردن اسناد نیست و می‌توانید یک سند تولید کرده و اطلاعات را به صورت پویا در آن جایگزین کنید.

مدیریت پیچیدگی با استفاده از استاندارد سازی: با استفاده از EDMS می‌توانید فرمت استاندارد و مدنظر خود را برای اسناد تعریف کنید. این کار کمک شایانی به تولید مستندات استاندارد و همچنین حذف اسناد زاید و تکراری می‌گردد. با استفاده از این کار شما می‌توانید حجم بیشتری از اطلاعات را به صورت بهینه مدیریت کنید.
مستند سازی موازی: با استفاده از EDMS می‌توانید به صورت موازی و با سرعت بیشتری اسناد پروژه را آماده کنید. غالبا در پروژه، تاخیر‌هایی به علت دیر آماده شدن اسناد مهندسی وجود دارد. یا در حالت بدتر آن اسناد نیاز به بازنگری دارند. این اتفاقات می‌توانند زمان بندی پروژه را به هم بریزند. با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی می‌توان به این فرآیند‌ها سرعت بسیار بالایی بخشید.

کنترل پروژه: از فواید مستند سازی می‌توان به بررسی دقیق و کنترل روند پروژه اشاره کرد. وقتی مستندسازی به طور دقیق انجام شود، بررسی پروژه نیز راحت‌تر خواهد بود!

نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار

تیم سازمان یار در سال ۱۳۹۷ فعالیت خود را در تهران آغاز کرده است. این شرکت تا کنون موفق به طراحی و تولید نرم افزار‌های سازمانی مختلفی همچون نرم افزار مدیریت پروژه، نرم افزار مدیریت جلسات، نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار مدیریت مستندات مهندسی و ... شده است. از جمله قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات سازمان یار می‌توان به ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی، امکان نگهداری و فهرست سازی کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها، امکان تعریف MDR، امکان تعریف Transmittal و حدود ۲۰ قابلیت کاربردی دیگر اشاره کرد.

همچنین داشبورد مدیریتی این نرم افزار امکان رصد و تحلیل دقیق مستندات را برای مدیران پروژه فراهم کرده است. برای کسب اطلاعات بیشتر از سایت سازمان یار بازدید بفرمائید.