مراحل کنترل پروژه / چک لیست کنترل پروژه

آفتاب‌‌نیوز :

اولین مرحله کنترل پروژه در هنگام تمرکز بر بیان اهداف و زمانبندی پروژه است. در این مرحله برای زمانبندی، هزینه و دامنه کار، مبنا‌هایی را ایجاد می‌کنیم. در اینجا، باید به وضوح سهامداران پروژه را شناسایی و مسئولیت‌های آنان را مشخص کنیم.

در هنگام برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه، باید اسناد کنترل پروژه زیر را آماده داشته باشید:

• بیانیه محدوده پروژه: سندی که تمام اهداف پروژه (شامل KPI ها)، محصولات و نقاط عطف کلیدی را شرح می‌دهد.
• ساختار شکست کار (WBS): یک نمایش تصویری از شکست پروژه به بخش‌های کوچکتر و قابل مدیریت تر.
• نمودار گانت (Gantt chart): یک زمانبندی تصویری از چگونگی برنامه‌ریزی وظایف برای بررسی کلی زمانبندی پروژه است.
• برنامه ارتباطات: برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد چگونگی به‌روزرسانی سهامداران پروژه، باید برنامه زمانبندی برای این کار تهیه شود. در این برنامه کنترل پروژه بدانید چه زمانی باید با اعضای تیم برای تحویل محصولات و نقاط عطف ارتباط برقرار کنید.
• برنامه مدیریت ریسک: ریسک‌های ممکن را شناسایی و یادداشت کنید. (مثلا تخمین‌های غیر واقعی در مورد زمان و هزینه، تغییر موجودی منابع و غیره). سپس، برنامه‌های پشتیبانی را برای کاهش خطرات پیش بینی شده بسازید.

پیاده‌سازی پروژه

در این مرحله کنترل پروژه به تخصیص وظایف، راه اندازی سیستم‌های پیگیری و برگزاری جلسات شروع و وضعیت پروژه توجه کنید. همه این کار‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کنترل پروژه به‌درستی پیش می‌رود.

به یاد داشته باشید، کنترل‌های پروژه که در اینجا تعریف می‌کنید به شما کمک می‌کنند تا وضعیت پروژه را به‌صورت زنده زیرنظر داشته باشید؛ بنابراین در این مرحله عجله نکنید.

عملکرد پروژه

در این مرحله از مراحل کنترل پروژه به کنترل شاخص‌های عملکرد (KPI) توجه کنید. نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکر برای دسترسی به وضعیت پروژه و پیش بینی تغییرات یا خطرات بسیار حائز اهمیت است و امکان انجام اقدامات اصلاحی به‌موقع را فراهم می‌کند.

در واقع، شرکت‌هایی که برای کنترل و مدیریت پروژه‌های خود اطلاعات عملکرد معیار‌های کلیدی را ردیابی می‌کنند، نرخ موفقیت ۶۸ ٪ دارند. این در مقابل نرخ موفقیت ۷ ٪ (!) پروژه‌هایی است که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند؛ بنابراین برخی از مواردی که در این مرحله باید درنظر گرفته شود عبارتند از:

اهداف پروژه: میزان تحقق اهداف و میلستون‌های تعیین شده و اینکه آیا همه چیز برنامه‌ریزی شده است یا خیر.

پیگیری هزینه: بررسی منابع برای مشاهده اینکه آیا هزینه‌ها متناسب با بودجه است یا خیر.

بستن پروژه

برای اطمینان از اینکه برنامه ریزی و کنترل پروژه به شما در پروژه‌های آینده کمک می‌کند؛ ضروری است که زمانی برای بررسی پیشرفت پروژه در نظر بگیرید؛ بنابراین پس از اتمام پروژه، برای کنترل پروژه در آخرین مرحله موارد زیر را بررسی کنید:

• چه کار‌هایی اشتباه انجام شده است و چرا؟
• چه چیز‌هایی می‌توانست بهتر باشد و چگونه؟
• چه چیز‌هایی باید برای اطمینان از موفقیت پروژه‌های مشابه در آینده، به دست آورد؟

پس از بررسی اهمیت کنترل پروژه در تمام مراحل پروژه، داشتن یک چک لیست کنترل پروژه کامل برای پیاده سازی صحیح پروژه ضروریست. در ادامه این چکلیست کنترل پروژه ارائه شده است.

چک لیست کنترل پروژه

مدیر پروژه از این چکلیست کنترل پروژه برای ارزیابی تمام مراحل پروژه استفاده می‌کند:

مشارکت داوران

• اسپانسر پروژه به طور کامل از وضعیت پروژه آگاه است؛ مواردی ازجمله تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده.
• مشتری به‌طور کامل از وضعیت پروژه آگاه است؛ مواردی همچون تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده.
• تیم پروژه کاملا از وضعیت پروژه آگاه است؛ تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده ازجمله این مواررند.
• اعضای تیم، وظایف خاص خود و چگونگی یکپارچه شدن آن‌ها با کل پروژه را درک می‌کنند.
• اعضای تیم نیمه‌وقت و سازمان‌های پشتیبان داخل شرکت از نقش خود در پروژه آگاه هستند. این انتظارات به‌صورت واضح به آن‌ها قبل از وقوع این اتفاقات اعلام می‌شوند تا فرصتی برای برنامه‌ریزی در راستای برآورده کردن این انتظارات داشته باشند.
• ماتریس مسئولیت دقیق است.
• تمام داورانی که باید از پیشرفت پروژه مطلع شوند، دسترسی مناسبی به اطلاعات پروژه دارند.

فرآیند پروژه در چک لیست کنترل پروژه

• طرح پروژه به طور مداوم بروزرسانی می‌شود تا برنامه اقدامات نزدیک‌الوقوع را بازتاب دهد.
• پیشرفت پروژه در مقابل بودجه و زمانبندی اصلی ثبت و توسط تیم درک می‌شود.
• بودجه و زمانبندی اصلی همچنان واقع‌گرایانه باقی می‌مانند.
• مسائل پروژه هنگام وقوع در برنامه اقدامات ثبت و پیگیری شده و به تیم پروژه گزارش می‌دهد.
• فعالیت‌های مدیریت مداوم خطرات، خطرات جدیدی را آشکار می‌کند که ارزیابی و به اعضای تیم اختصاص داده می‌شوند.
• خطرات شناخته شده نظارت می‌شوند و در صورت امکان، استراتژی‌های کاهش احتمال یا تأثیر به‌کار گرفته می‌شوند.
• تیم پروژه به طور منظم جلساتی را برگزار می‌کند تا درباره دستاوردها، برنامه‌های فعلی و اطلاعات جدیدی درباره پروژه بحث کند.

تیم پروژه

• این تیم برای رفتار‌های گروهی قوانینی را تعیین کرده و از آن‌ها پیروی می‌کند.
• تیم هدف پروژه را درک کرده و آن را درون خود جا داده است.
• اعضای تیم پروژه علاوه بر آموزش مذاکره، مهارت گوش دادن فعال را تمرین می‌کنند.
• در چک لیست کنترل پروژه؛ اعضای تیم سعی می‌کنند سبک ارتباطی و حل مسئله خود را هماهنگ با اعضای متفاوت تیم تنظیم کنند.
• از شیوه‌های مدیریت جلسات بخوبی پیروی می‌شود، ارسال دستور کار‌های جلسه به‌موقع و ثبت تصمیمات و موارد عملیاتی در دقایق جلسه.
• تیم پروژه یک فرآیند حل مسئله روشمند دارد و مهارت‌های خوبی در تحلیل مسئله از خود نشان می‌دهد.
• تیم قادر است از چندین حالت تصمیم‌گیری استفاده کند، از جمله رسیدن به توافق مؤثر.
• این تیم نشان می‌دهد که قادر است درگیری‌ها را حل کند، تصمیمات بهتری بگیرد و روابط مثبت را حفظ کند.

چک لیست کنترل پروژه در رهبری پروژه

• با نمونه کار‌های خود، نشان می‌دهم که با نگرش مثبت و تعهد به هدف پروژه، رهبری می‌کنم.
• من در دسترس اعضای تیم هستم تا بتوانند به‌راحتی مشکلات یا نگرانی‌های خود را با من بررسی کنند.
• خودم و دیگران را مسئولیت‌پذیر در قبال وظایف پروژه می‌دانم.
• من به‌صورت آگاهانه برای توسعه یک محیط مثبت تیمی کار می‌کنم.
• به صورت آگاهانه برای توسعه مهارت‌های حل مسئله در تیم کار می‌کنم.
• من با احترام به تمامی اعضای تیم و سایر ذینفعان پروژه کار می‌کنم.