مدیریت اطلاعات (IM) چه تفاوتی با مدیریت دانش (KM) دارد؟

چرا بسیاری از شرکت‌ها (به خصوص شرکت‌هایی که شعب یا داده‌های زیادی دارند) با مدیریت دانش مشکل دارند؟ این چالش به دلیل ماهیت متفاوت بین داده‌ها، اطلاعات و دانش است.

به گزارش ایسنا، به نقل از گروه گانتر، مدیریت اطلاعات نسبتاً آسان است؛ اما برای مدیریت دانش در کسب و کار نیاز به داشتن رویکردی سیستماتیک و حتی استراتژیک دارید. پس برای روشن‌تر شدن موضوع بیایید به دل این مفاهیم ورود کنیم و از جزئیات به کلیات برسیم.     

مدیریت دانش چیست؟

قبل از بحث در مورد مدیریت دانش، باید بفهمیم «دانش» چیست. دانش، ارتباط تنگاتنگی با داده‌ها و اطلاعات دارد ولی با آنها فرق می‌کند. Theirauf ۱۹۹۹ می‌گوید: داده که سطح اولیه و بنیادی بوده و مجموعه‌ای ساختار نیافته از حقایق و اعداد و ارقام است؛ اطلاعات که سطح دوم بوده و مجموعه‌ای از داده‌های ساختاریافته است و در نهایت دانش که سطح سوم بوده و «اطلاعاتی درباره اطلاعات» می‌دهد. داده‌ عمدتاً به معنی اطلاعات واقعی است. در حالی که دانش را می‌توان به‌عنوان توانایی یا ظرفیت فردی تعریف کرد که در مورد موضوع خاصی (مانند پزشکی) آموزش‌دیده و توانا شده؛ قادر است وارد جامعه شود و آنچه را که می‌داند با دیگران به اشتراک بگذارد تا اطرافیانشان بتوانند از مهارت‌های او استفاده کنند.

گروه گانتر مدیریت دانش را به‌صورت زیر تعریف می‌کنند: «مدیریت دانش رشته‌ای است که رویکردی یکپارچه برای شناسایی، ثبت، ارزیابی، بازیابی و به‌اشتراک‌گذاری تمام دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت ارائه می‌دهد. این دارایی‌ها می‌تواند شامل، نرم‌افزار مدیریت دانش، پایگاه‌های دانش، اسناد، سیاست‌ها، رویه‌ها، تخصص و تجربه افراد باشد». اجرای «مدیریت دانش» در هر کسب‌وکاری قابل‌اجرا است اما زمینه‌ای که دانش در آن به کار گرفته می‌شود با توجه به نیازهای هر سازمان اختصاصی است و در کسب‌وکارهای مختلف کاملاً با یکدیگر متفاوت است بنابراین مدیریت دانش در مورد دانش و درک آن است و تمرکزش برای یافتن، جمع‌آوری، ارزیابی و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات است.

چرا مدیریت دانش مهم است؟

دانش سازمان شما منحصربه‌فرد است: این چیزی است که شما را از رقبایتان متمایز می‌کند و فعالیت‌های تجاری شما را هدایت می‌کند. نحوه جریان یافتن (نیافتن) مدیریت دانش در سازمان شما روی بهره‌وری‌تان تاثیر می‌گذارد. مدیریت دانش در کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک برای به‌دست‌آوردن و استفاده از تخصص جمعی سازمان برای خلق ارزش است. داشتن مدیریت دانش خوب در سازمان منجر به خلق منسجم و سازنده دانش، به‌اشتراک‌گذاری و استفاده از این دانش در تمام سطوح کسب و کار می‌شود. همین اهمیت است که سازمان‌ها را وادار می‌کند برای شرکت در دوره‌های آموزشی مدیریت دانش اهمیت ویژه‌ای قائل شوند.

اگر مدیریت دانش در کسب و کار وجود نداشته باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ دانش یک دارایی است و ارزش پولی قابل‌اندازه‌گیری دارد. در سازمانی که تنها نوع دانش، «دانش ضمنی» است و تنها در ذهن کارمندان وجود دارد و بین افراد و سطوح سازمان جریان نمی‌یابد، ارزش دانش پایین می‌آید. تنها وقتی که دانش به‌عنوان یک دارایی مانند کارمندان، مشتریان، برند و پول نقد ارزش‌گذاری شود، اهمیت مدیریت دانش کسب و کار روشن می‌شود. مدیریت دانش خوب به معنای توانایی تصمیم‌گیری و افزایش اثر فعالیت‌های کاری روزمره در نتیجه دانش جاری در سازمان است.

مدیریت اطلاعات چیست؟

تمامی انواع اطلاعات (چه اطلاعات دیجیتال و چه اطلاعات فیزیکی) جزو دارایی‌های سازمان است و نیاز به مدیریت صحیح دارد. تمرکز مدیریت اطلاعات روی جمع‌آوری، سازماندهی، حفاظت، ذخیره و بازیابی اطلاعات است. مدیریت اطلاعات به‌عنوان یک‌رشته معروف، روزبه‌روز بیشتر محبوبیت پیدا می‌کند و ماهیت آن عمدتاً حول محورهای زیر می‌چرخد:

_ زیرساخت‌های مورد استفاده برای جمع‌آوری، مدیریت، نگهداری، ذخیره و تحویل اطلاعات؛

_ ابزارهایی که اجازه می‌دهد اطلاعات در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار گیرد؛

_ زمینه‌های سازمانی و اجتماعی اطلاعات.

مدیریت اطلاعات به چه عناصری نیاز دارد؟

_ سیاست‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی برای حفظ، حذف و مالکیت دارایی‌های اطلاعاتی؛

_ سیاست‌های فناوری اطلاعات و ذخیره‌سازی داده‌ها؛

_ دسترسی گسترده‌تر به اطلاعات.

چرا مدیریت اطلاعات مهم است؟

همه شرکت‌ها از اطلاعاتی که دارند برای تعیین استراتژی‌ها و تحقق اهداف کسب و کار خود استفاده می‌کنند؛ بنابراین برای هر کسب و کار یا سازمانی این «اطلاعات» است که اهمیت حیاتی دارد. اما چه تعداد از این شرکت‌ها می‌توانند حداکثر ارزش ممکن را از اطلاعات خود به دست بیاورند؟ حدس ما این است که تعداد شرکت‌های کمی این توانایی را دارند چرا که مدیریت موثر اطلاعات به موارد زیر منجر می شود:

بهبود ضریب نفوذ سرمایه‌گذاری‌های تکنولوژی سازمان

_ بهبود  ROI اطلاعات در کل سازمان

_ افزایش کارایی

_ بهبود اثربخشی و عملکرد

_ پاسخگویی و رقابت پایدار

_ افزایش خلاقیت و نوآوری

_ رعایت الزامات قانونی و نظارتی

تفاوت‌های کلیدی مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

کلام آخر در مورد مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

سازمان‌ها باید برای رسیدگی به هر دو نیاز مدیریت اطلاعات (IM) و مدیریت دانش (KM) برنامه داشته باشند. به‌خصوص اینکه امروزه اطلاعات با نرخ غیرقابل‌کنترلی درحال‌رشد است. دسترسی به اطلاعات عنصری است که IM و KM را به هم پیوند می‌دهد. مدیریت دانش نیازمند دسترسی به اطلاعات است. در حالت ایده‌آل، حل مشکلات فرایندها و سیستم‌های IM باید به‌موازات مدیریت دانش انجام شود. با دسترسی داشتن کارمندان به اطلاعات و دانش دیگران، تصمیم‌گیری و فرایندهای کاری بهبود می‌یابد، یادگیری افزایش پیدا می‌کند و به‌طورکلی، خلاقیت و نوآوری کارکنان بیشتر می‌شود.

انتهای رپرتاژ آگهی