نقش کارتابل در اتوماسیون اداری چیست؟

آفتاب‌‌نیوز :

هنگام کار با نرم افزار اتوماسیون اداری، مهمترین قسمتی که با آن مواجه خواهید شد کارتابل است؛ بنابراین هنگام تهیه و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید با مفهوم اتوماسیون اداری کارتابل و امکاناتی که باید داشته باشد آشنا باشید. در این مقاله خواهید خواند که کارتابل اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.

مفهوم کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری

نقش کارتابل به عنوان یک ابزار می‌تواند فیزیکی باشد. مانند آنچه مدیران و کارکنان اداری برای مدت طولانی در گذشته‌ای نه چندان دور از آن استفاده می‌کردند. کارتابل می‌تواند الکترونیکی باشد. مانند آنچه امروزه در اکثر سیستم‌های اتوماسیون اداری وجود دارد و باید توجه داشت که ماهیت الکترونیکی کارتابل نباید ماهیت و عملکرد آن را تغییر دهد.

وجود کارتابل برای حل ماموریت‌ها و وظایف تعریف شده است؛ بنابراین کارتابل باید از ابزار و تجهیزات لازم برای انجام کار و انجام اقدامات مربوطه استفاده کند. اقداماتی مانند بررسی کار، ارجاع به افراد بعدی، تعیین وظایف و تشکیل پرونده برای مراجعات بعدی، ثبت اقدامات مورد نیاز و سایر وظایف مشابه قابل انجام است.

معیار‌های سنجش کارتابل

کارتابل باید شرایط انجام کار را در اختیار مسئولان قرار دهد تا بتوانند به راحتی وظایف محوله را انجام دهند؛ بنابراین باید شاهد این امکانات و ابزار‌ها در کارتابل مکانیزه امروزی باشیم که به عنوان بخشی از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب سازمان‌ها در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

به طور کلی می‌توان سه ویژگی سادگی، انعطاف پذیری و جامعیت کارتابل را به عنوان مهمترین معیار برای اندازه گیری کارتابل مناسب در نظر گرفت. امکانات ارائه شده توسط کارتابل نباید با این سه ویژگی در تضاد باشد، بلکه آن‌ها را تقویت کند.

بخش‌های مختلف کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری

در سیستم اتوماسیون اداری کارتابل به دو قسمت جاری و پیگیری تقسیم می‌شود و در قسمت فعلی کارتابل مکانی به نام در حال انجام وجود دارد.

کارتابل جاری

در سیستم اتوماسیون مدیریت فعلی کارتابل، تمام ورودی‌هایی که افراد دیگر برای کاربر سیستم اتوماسیون اداری ارسال می‌کنند وجود دارد. برای مثال وقتی نامه‌ای به سیستم کاربر ارسال می‌شود، ابتدا باید روی قسمت جاری کارتابل کلیک کند تا نامه را ببیند.

کارتابل پیگیری

در این کارتابل کاربر سیستم خودکار اداری می‌تواند کلیه نامه‌ها و مکاتباتی را که برای دیگران ارسال کرده است مشاهده و نظارت کند. روش ردیابی به این صورت است که وقتی کاربر نامه یا پستی را برای کاربر دیگری ارسال می‌کند، می‌تواند در نمودار درختی ببیند که پست در چه مرحله‌ای است و ببیند چه کسانی در سیستم هستند و در چه وضعیتی هستند.

کارتابل آنلاین

در سیستم‌های اداری به دلیل مشغله و حجم زیاد کار، مدیران سیستم همیشه قادر به انجام کلیه کار‌ها و تراکنش‌های درون سازمانی نیستند، همچنین گاهی اوقات سرعت اینترنت خارج از سازمان به مدیران اجازه انجام نمی‌دهد. معاملات آنلاین آن‌ها و در نتیجه این محدودیت ها، فعالیت کاربر با مشکل مواجه خواهد شد.

بنابراین، یک سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر وب، با استفاده از کارتابل آفلاین، به مدیران و کاربران خود این امکان را می‌دهد که در اولین اتصال به سیستم، کار خود را از هر نقطه انجام دهند.

ویژگی‌های عملکردی کارتابل مربوطه

• مستقل از مرورگر بودن

• قابل استفاده بر روی انواع مختلف دستگاه‌ها

• چندزبانگی کارتابل

• امکان اتوماسیون کارتابل

مزایای استفاده از کارتابل

• امکان تعریف کارتابل برای مدیران، کارشناسان و کارکنان

• توزیع سریع نامه‌های دریافتی به گیرندگان داخلی سازمان

• امکان ارسال نامه دریافتی به چند واحد یا شخص همزمان

• امکان ارسال گروهی نامه به یک نفر

• امکان تعریف کارتابل برای هر واحد

• نمایش سریع جزییات مربوط به نامه

• امکان ثبت نامه ها، پیش نویس‌ها و پاسخ‌های داخلی

• پاسخ به نامه‌های دریافتی و داخلی برای سرعت بخشیدن به عملکرد پاسخ

• نمایه‌های ارجاع را بدون باز کردن ایمیل در صفحه اصلی کارتابل مشاهده کنید

• نامه مرجع کارکنان برای کارکنان یا سایر واحد‌ها با توجه به سطح دسترسی

• امکان مرتب سازی نمایش نامه‌ها در کارتابل بر اساس تاریخ ثبت، تاریخ مرجع، موضوع، تعداد نامه‌ها و...

• تهیه فهرستی از عبارات پرکاربرد هر مدیر در سرویس مرجع ایمیل برای تایپ سریع دستورات با استفاده از کلید‌های میانبر.

• گزارش عملکرد و کنترل حضور کارکنان از طریق کارتابل

• امکان ارسال و دریافت فکس و ایمیل گروهی از طریق کارتابل

• امکان ارسال پیام کوتاه (SMS) از طریق کارتابل

محتویات کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری

• امکان مشاهده تمامی مراجع و رونوشت‌های صفحه اصلی و جداسازی آن‌ها

• امکان شناسایی نامه‌های دیده شده و دیده نشده

• امکان درک جزئیات نامه بدون باز کردن آن

• نوار ابزار و کلید‌های میانبر برای دسترسی آسان به هر قسمت از کارتابل

• امکان نمایش تعداد نامه‌ها در کارتابل و ساختار درختی برای هر دبیرخانه

• امکان افزودن یک پاراگراف به عنوان نظر و توضیح به نامه‌ها در حین انتشار در کارتابل برای هر کاربر

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

هنگام خرید اتوماسیون اداری، جزء قیمت برای بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار مهم است. سیستم اتوماسیون اداری به دلیل اهمیت فراوانی که در فرآیند‌های کاری سازمان‌ها دارد، زیرساخت مهمی محسوب می‌شود که معمولاً برای مدیران قابل قبول است تا برای آن هزینه کنند. اما واضح است که مقایسه قیمت اتوماسیون اداری جزء مهمی در تصمیم خرید خواهد بود. مهمترین عامل در تعیین قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تعداد کاربران سیستم می‌باشد.

نتیجه

نقش کارتابل در یک سیستم اتوماسیون اداری فراهم کردن محیطی است که در آن از کاربران سیستم، از جمله مدیران، متخصصان و کارمندان دعوت می‌شود تا وظایف فعلی خود مانند نامه‌ها، یادداشت‌ها و یادآوری‌ها را مشاهده، رسیدگی و پیگیری کنند.